Program lnteraksi Aplikasi Akuntansi sederhana Visual

Program lnteraksi Aplikasi Akuntansi sederhana Visual

Basic & Access dalam Penyusunan Laporan Keuangan

untuk Perusahaan Dagang Kecil dan Menengah

BAB I PENDAHULUAN

1.1        Latar Belakang

Revolusi dalam teknologi informasi dan komunikasi telah mendorong kemajuan dalam teknologi, produk dan proses, serta terbentuknya masyarakat informasi. Dunia usaha dituntut untuk tampil adaptif terhadap perubahan yang terjadi dengan perbaikan strategi dan operasi perusahalan agar dapat bertahan dalam kompetisi dunia usaha yang semakin ketat. Salah satu unsur strategis bagi organisasi bisnis adalah mengolah data akuntansi dan manajemen keuangan secara cepat dan akurat untuk pengambilan keputusan bisnis. Dampak kemajuan teknologi informasi secara signifikan telah mempengaruhi praktek akuntansi. Kemajuan dan perkembangan ini ditandai dengan munculnya teknologi perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) yang mendistribusikan dan mempopulerkan komputer itu sendiri kepada masyarakat luas. Dalam suatu perusahaan manajemen dituntut dapat mengelola dan menghasilkan informasi khususnya informasi akuntansi dengan baik, sehingga perlu adanya pengendalian intern akuntansi yang tepat. Dari sistem pengendalian interen yang dilakukan oleh manajemen perusahaan ada 3 keuntungan pengendalian interen akuntansi yang terkomputerisasi dibandingkan dengan sistem manual yaitu; karena ketelitian dan kecepatan, pengolahan data dengan komputer, lebih sedikit diperlukan cek iitang terutama yang menyangkut perhitungan data pengolahan data akuntansi,komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaan (edit) yang semula dilakukan oleh manusia melalui program komputer, sehingga mengulangi peKerjaan editing dokumen secara visual dan sistem komputer menitikberatkan pengendalian melalui program komputer, sehingga pembagian tanggung jawab funglionat Aa'iam pelaksanaan transaksi dapat dikurangi. Microsoft Access merupakan solusi yang, baik bagi peruqfraan kecil dan menengah dalam menghasilkan sebuah informasi yang unik melalui penggunaan, pengorganisasian serta pendesainan informasi dalam bentuk database yang dibutuhkan. Kecanggihan dari Microsoft Access tersebut didukung dengan penggunaannya yang mudah sehingga memungkinkan bagi perusahaan menengah dan kecil yang ingin melakukan pencatatan Oengln komputer dalam menyusun tapo-ran keuangan perusahaan mereka sesuai dengan kebutuhan manajemen perusahaan. Program Microsoft Access yang sudah canggih untuk melakukan pencatatan akuntansi secara sederhana untuk perusahaan menengah dan kecil belum dapat dioperasikan menjadi program tersendiri yang lengkap tanpa mengaktifkan perangkat lunak yang lain. Oleh karena itu diperlukan suatu program lain yang dapat dijadikan sebuah program tersendiri dan mempunyai manfaat yang lebih baik. Salah satu bahasa pemrograman tercepat dan termudah untuk membuat aplikasi adalah Visual Basic.Penggabungan aplikasi Visuat Basic dengan konsep Object Oriented Prograytming dengan Access sebagai perangkat lunak memberikan kemudahan kepada manajemen perusahaan dalam menyediakan informasi keuangan yang akurai, efisien dan efektif sesuai kebutuhan manajemen tersebut. Konsep Object Orinted Programming dalam Viiuat Easic merupakan program yang terdiri dad beberapa objek. Seiiaf oOiet mempunyai prilaku yang berbeda sesuai qgng.al fungsi dan perintah yang diinginkan oleh manajemen perusahaan Berdasarkan hal tersebut diatas, penulis tertarik melakukan penelitian terapan tentang.Program lnteraksi Aplikasi Akuntansi Sederhana Visuat Basic C Access Dalam penyusunan Laporan Keuangan Untuk perusahaan Dagang KecilDan Menengah. Tujuan yang hendak dicapai penelitian ini adalah untuk mempelajari lebih dalam ilmu teoritis tentang software dari Access dan Visual Basic dengan penerapannya sesuai kebutuhan manajemen perusahaan. Juga dapat merancang, membuat dan mengelola database secara mudah dan cepat dari aplikasi Access serta dapat menerapkannya pada perusahaan dagang kecil dan menengah dengan Visual Basic sebagai perantara yang nantinya akan menghasilkan informasi keuangan yang berguna. Disamping itu untuk mengetahui dan membandingkan pengendalian interen akuntansi sistem komputer dengan sistem manual berdasarkan realita di lapangan usaha.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian pemilihan judul diatas, bahwa penggabungan aplikasi Visual Basic & Access merupakan program aplikasi komputer akuntansi yang dapat dibuat dan diaplikasikan sesuai dengan kebutuhan manajemen perusahaan, maka penulis mencoba menerapkannya pada perusahaan dagang kecil dan menengah. Dalam hal ini penulis menemukan berbagai masalah pada perusahaan dagang kecil dan menengah antara lain : Perusahaan dagang kecil dan menengah selama ini sudah cukup berkembang dan memiliki transaksi keuangan yang cukup besar,tetapi perusahaan ini belum menerapkan akuntansi yang berlaku secara umum dalam pembukuan transaksi keuangan.Manajemen perusahaan hanya mencatat transaksi secara sederhana tanpa adanya proses akuntansi lebih lanjut dan ada beQglapa transaksi yang tidak dicatat, sehiri$ga memungkinkan ketidakakuratannya informasi tentang asset perusahaan yang dimiliki,timbulnya kecurangan akibat hilangnya bukti transaksi maupun hal lain yang merugikan perusahaan. Akuntansi dalam penyajian laporan keuangan yang dilakukan oleh manajemen perusahaan ini hanya  dilakukan secara manual pemilik perusahaan menginginkan diterapkannya akuntansi secara komputerisasi.

2. Landasan Teori

2.1. Pengertian Akuntansi

Akuntansi merupakan suatu disiplin ilmu yang menyediakan informasi penting yang memungkinkan adanya pelaksanaan dan penilaian terhadap jalannya perusahaan secara efisien. Untuk mengetahui apakah kegiatan telah dilakukan secara efektif dan efesien diperlukan berbagai macam data yang merupakan suatu sistem informasi. Salah satu informasi yang dapat memenuhi akan data tersebut adalah akuntansi.Definisi akuntansi yang dikeluarkan oleh American lnstitute of Certified Public Accountants (AICPA) sebagai berikut: "Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan pengikhtisaran dengan cara tertentu dan dalam ukuran  moneter, transaksi, dan kejadian - kejadian yang umumnya bersifat keuangan dan termasuk menafsirkan hasil-hasilnya'.

2.2. Laporan Keuangan

Laporan keuangan (Financial Sfafemenf) merupakan ringkasan dari suatu proses pencatatan, merupakan ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan. (Zaki Baridwan, 2000:17). Laporan keuangan ini dibuat oleh manajemen dengan tujuan untuk mempertanggungjawabkan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya oleh para pemilik perusahaan. Di samping itu laporan keuangan dapat juga digunakan untuk memenuhi tujuan-tujuan lain yaitu sebagai taporan kepada pihaf-pihik di luar perusahaan.Laporan keuangan yang disusun oleh manajemen biasanya terdiri dari:

a) Neraca

Neraca adalah laporan yang menunjukkan keadaan keuangan suatu unit usaha pada tanggal tertentu (Zaki Baridwan, 2000:t-S).Kemudian Neraca juga bisa menggambarkan kekayaan perusahaan baik bersifat finansial maupun bangunan atau harta lainnya. Laporan ini juga menunjukkan jumlah kewajiban yang masih harus dipenuhi oleh perusahaan pada masa setelah periode laporan. (Lim phek yiong, 2004:19)

b) Laporan Laba Rugi

Yang menunjukkan rincian keuntungan atau kerugian yang diderita dan biaya-biaya selama suatu periode akuntansi

c) Laporan Perubahan Modal

Laporan perubahan modal adalah laporan yang menunjukkan hasil sebab-sebab perubahan modal dari jumlah awal periode menjadi jumlah modal akhir periode.

2.3 Sistem lnformasi

2.3.1. Sistem

Untuk mengetahui suatu sistem dapat diperoleh dengan cara memperhatikan ciri-ciri yang ada pada suatu sistem dan interaksi dari unsur-unsur yang saling terkait atau saling mempunyai hubungan serta keterpaduan dengan unsur-unsur lainnya yang ada dalam suatu wadah serta mempunyai suatu tujuan yang telah ditetapkan.Sistem berasal dari kata yunani yaitu "Systema" yang berarti kesatuan, yaitu: suatu kesatuan atau keseluruhan dari bagian-bagian yang mempunyai hubungan dan saling ketergantungan satu sama lainnya untuk mencapai tujuan tertentu, atau secara sederhana sistem juga dapat diartikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi atau berhubungan untuk mencapai tujuan. Agar pengertian sistem lebih mudah untuk dipahami berikut ini pengertian sistem yang dari beberapa sumber :

Menurut Jogianto (1 990;6)

"Sistem adatah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul- bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu kegiatan dan suatu sasaran".

Menurut Alexander (1 997;9)

"Sistem adalah suatu dari elemen-elemen baik berbentuk fisik maupun bukan fisik yang menunjukkan suatu kumpulan yang saling berhubungan datanya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan sasaran atau akhir dari sistem'.Selain itu dalam mendefinisikan suatu sistem ada dua pendekatan yang digunakan, pendekatan pertama menekankan pada prosedur dan yang lain lebih menekankan pada komponen dan elemennya. pendekatan yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan suatu sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan untuk melakukan suatu kegiatan dalam menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Sedangkan pendekatan yang menekankan pada komponen dan elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan (Pendekatan sistem oleh Robert A.Leitch dan K.Roscoe Davis). Suatu sistem dapat bersifat menentukan cara kerja yang dapat diramalkan serta sistem dapat dirancang dari sudut prilaku,akan tetapi suatu tingkatan kesalahan selalu ada pada apa yang dilakukan oleh sistem tersebut.Sistem dapat juga bersifat tertutup dan terbuka. Sistem tertutup dalam ilmu alam dirumuskan sebagai suatu yang dapat berdiri sendiri atau serba lengkap. Sistem ini tidak melakukan pertukaran bahan, informasi atau tenaga dengan lingkungannya.Di dalam organisasi dan pengolahan informasi ada sistem yang relatif tertutup yaitu suatu sistem yang hanya mempunyai masukan dan keluaran yang telah teratur dan dirumuskan dengan baik, sedangkan sistem terbuka

mengadakan pertukaran informasi, bahan atau tenaga dengan lingkungannya.Suatu sistem mempunyai maksud untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran. Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup dengan lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit.Jadi suatu sistem menurut Robeft G.Murdik (1993:7) adalah :

"Suatu sistem adalah seperangkat elemen yang membantu kegiatan atau suatu prosedur pengolahan yang mencari suatu tujuan bersama dengan mengoperasikan data untuk menghasilkan informasi". 'ir

2.3.2. lnformasi

Di dalam pengolahan sistem pada akhirnya menghasilkan informasi, untuk itu pendefinisian informasi diperlukan untuk menunjang berhasilnya pengembangan sistem yang akan

dirancang. Definisi umum untuk informasi dalam sistem informasi menurut Jogianto H.M (1990;9): "lnformasi adalah data yang dapat diolah yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya".

Menurut Robeft G. Murdik (1993;11) :

"lnformasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang".Data yang diolah melalui suatu model

menjadi suatu informasi, kemudian user menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain akan membuat sejumlah data kembali, data tersebut akan ditangkap sebagai input untuk diproses selanjutnya.

2.3.3. Sistem lnformasi

Menurut Prajudi Admosudijo (19g9:3) mengatakan bahwa :

"Sistem adalah sesuatu yang terdiri atas objek, unsur atau komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lain sedemikian rupa, sehingga unsur- unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemprosesan atau pengolahan tertentu". Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (sistem informasi yang didefinisikan oleh Robeft Aleitch dan K. Roscoe Davrs). pada saat ini suatu kegiatan baru dan dinamis telah dikembangkan di dalam organisasi berupa disain, operasi dan manajemen sistem informasi yang berlandaskan komputer (Computer Based lnformation Sysfem). Sementara itu berbagai kegiatan organisasi memerlukan suatu sistem untuk mengolah informasi yang lebih cepat dan kehadiran komputer telah memperluas kemampuan manusia dalam mengolah informasi tentang kegiatan perusahaan. Sistem informasi dapat disimpulkan sebagai suatu kumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi berbagai pihak yang mengambil keputusan atau pengendalian organisasi dalam perusahaan.

2.4. Tinjauan Umum Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0

2.4.1. Sekilas Tentang Visual Basic

Microsoft Visual Basic merupakan bahasa pemrograman termudah dan tercepat saat ini untuk membuat aplikasi pada sistem operasi Microsoft Windows.Bandingkan saja,untuk membuat program yang sama Visua/ Basic hanya memerlukan setengah dari waktu yang diperlukan untuk menulisnya dengan bahasa yang lain misalnya C atau C++.Sejarah Visual Basic diawali dengan perkembangan bahasa basic (Beginers All Purpose Symbolic Instruction Code)ndi Darmouth Coilege, Amerika Serikat. Pada awal tahun 1gg0 sejak semula basic memang dirancang untuk mudah dipelajari,begitu sederhananya hingga hampir semua pakar pemrograman komputer menggunakan basic sebagai bahasa pemrograman pertamanya.Pada tahun 1g75 muncul komputer pribadi (PC) pertama bermerk MtTS Alfair,namun karena hanya memiliki RAM 4 KB,satu-satunya bahasa yang bisa digunakan untuk pemrogramannya adalah Assembly yang merupakan bahasa pemrograman yang sangat rumit tentu saja hal ini sangat menghambat perkembangan komputer pribadi.Bill Gates dan Paul A//en, dua orang pemuda Amerika melihat potensi besar komputer pribadi di masa depan,keduanya kemudian menulis basic untuk Altair, ternyata sambutan masyarakat sangat besar dan mendirikan Microsoft sebuah perusahaan yang sampai saat ini masih menjadi rajanya perangkat lunak.Pada tahun 1982 IBM/PC diperkenalkan kepada masyarakat, Microsoft pun membuat sistem operasi MS-DOS untuk komputer ini. Di dalamnya dikenalkan pula bahasa basic yang dikenal sebagai Quick Basic (OBAS|C). pada tahun 1990 era DOS digantikan era Windows,tampilan grafik windows sangat bagus dgn lebih interaktif, Microsoft pun akhirnya membuat basic versi windows. Berikut ini adalah sejarah perkembangan visual basrb antara lain :

a) Visual Basic pertama kali dikeluarkan pada tahun 1991, yaitu program Visual Basic untuk DOS dan Windows.

b) Visual Basic 3.0 dirilis pada tahun 1993

c) Visual Basic 4.0 dirilis pada tahun 1994 (dengan tambahan dukungan untuk aplikasi 32 bit)

d) Visual Basic 6.0 dirilis pada akhir tahun 1998

e) Visual Basic versi terakhir yaitu Visual Basic.Nef dirilis pada tahun 2002.

Visual Basic 6.0 terdiri dari tiga buah edisi, yaitu :

1. Standard Edition, merupakan produk dasar.

2. Profesional Editon, berisi tambahan Microsoft Jet Data Access Engine dan pembuatan Seryer OLE Automation.

3. Enterprise Edition, merupakan edisi untuk membuat program aplikasi Client-Seruer.

Visual Basic 6.0 dapat digunakan untuk membuat program aplikasi sederhana sampai program aplikasi yang kompleks. Visual Basic 6.0 menggunakan pendekatan GUI (General User lnterface) dalam proses penggunaannya, sehingga proses pembuatan program aplikasi lebih mudah dan nyaman.

2.4.2. Aplikasi Akuntansi menggunakan perpaduan Visual Basic dan Microsoft Access

Dalam logika akuntansi, prosedur yang harus dilakukan untuk menghasilkan laporan keuangan adalah dimulai dari mengidentifikasi bukti transakbi. Bukti transaksi merupakan sumber untuk membuat jurnal. Contoh bukti transaksi adalah faktur, kwitansi, dan lain-lain. Setelah itu dibuat jurnal. Dari jurnal, transaksi-transaksi tersebut dikelompokkan menurut akunnya masing-masing di Buku Besar. Berdasarkan saldo akun pada Buku Besar maka dihasilkan laporan keuangan pada akhir periode akuntansi. Pada prinsipnyqu, prosedur/logika program komputer bkuntansi (Logika Vr.sual Easic dan Microsoft Access) untuk menghasilkan laporan keuangan sama dengan Logika Akuntansi. Perbedaannya hanya terletak pada proses dan outputnya.  Dalam logika program, bukti transaksi yang diinput ke program komputer akuntansi akan diproses oleh komputer dan secara otomatis akan menghasilkan laporan keuangan.

3. Metodologi Penelitian

Jenis penelitian ini adalah bersifat penelitian deskriptif.

3.1. Sampel

Sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah perusahaan dagang kecil dan menengah sebanyak 3 buah perusahaan yang berada di Sumatera Barat, yaitu Bunda Dept. Store merupakan perusahaan dagang yang jenis usahanya retail dan produk-produk yang dijual adalah kebutuhan sehari-hari. Selama ini Bunda Dept. Store dalam menyusun laporan keuangannya masih manual dan laporan persediaannya sudah terkomputerisasi. Oleh karena itu sebaiknya Bunda Dept. Store dapat melaporkan laporan keuangan dan laporan persediaan secara komputerisasi dalam satu program. Toko Buku At-Taqwa yang bergerak dalam bidang jual beli buku terutama buku-buku lslam yang menginginkan suatu sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi dalam menyajikan laporan keuangannya dapat menggunakan program interaksi aplikasi ini. Toko Shmily Computer sebagai objek adalah perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang jual beli computer yang menginginkan suatu sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi dalam menyajikan laporan keuangannya yang lebih efektif, cepat dan akurat.

3.2. Data dan teknik pengumpulan data

Data yang dibutuhkan adalah data yang berkaitan dengan transaksi keuangan perusahaan dalam penyusunan laporan keuangan. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut:

3.2.1. Studi Lapangan (Fietd Research)

Untuk memperoleh data primer penelitian ini, penulis bersama dengan mahasiswa meninjau secara langsing objek penelitian. Adapun teknik pengumpulan data adalah dengan melakukan wawancara, observasi dan pengumpulan data-data yang berkaitan dengan penelitian ini. Hal ini akan melibatkan langsung 3 orang mahasiswa tingkat akhir yang sedang  menyusun tugas akhir.

3.2.2. Studi Kepustakaan (Library Research)

Metode ini ditempuh dengan cara membaca dan mempelajari buku-buku pengetahuan yang bersifat ilmiah dan mendalami konsep atau teori-teori yang mendukung masalah ini. Berdasarkan data yang diperoleh dari 3 orang mahasiswa tersebut dirancang sebuah program yang merupakan penggabungan dari software Microsoft Access dan Visual Basic. Dengan Visual Basic sebagai form digunakan untuk menginput transaksi yang terjadi di perusahaan, telah selanjutnya data-data yang telah diinput tadi akan disimpan kedalam data base Microsoft access. Untuk hasil/laporan dari semua transaksi yang tersimpan tadi akan ditampilkan dengan menggunakan Crystal Report. Visual Basic merupakan aplikasi pemprograman yang mudah digunakan untuk menulis program berbasis Microsoft Windows yang andal, karena dengan mempelajarinya akan ditemukan penggunaan logika serta keahlian komputer yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari di suatu perusahaan.

4. Analisa dan pembahasan

Dari penelitian yang dilakukan oleh oleh ketiga mahasiswa dengan studi kasus pada perusahaan dagang kecil dan menengah, maka penulis menggabungkan software yang dibuat oleh mahasiswa tersebut henjadi sebuah software yang dapat dipakai oleh perusahaan dagang. Pemecahan Masalah dengan Desain sistem Melalui lnteraksi Aplikasi program Visual Basic dan Access.

4.1. Struktur program

Struktur program adalah gambaran dari seluruh rangkaian modul-modul program yang saling terkait satu sama lain yang terlibat dalam proses pengolahan data Pembuatan struktur program ini dimaksudkan untuk mempermudah bagi kita dalam memahami keterkaitan modul-modul program pengolah data yang penulis rancang.

4.2. Desain Global

Desain sistem secara umum atau disain global dapat didefenisikan sebagai suatu gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa pengaturan dari beberapa elemen yang teipisah dalam satu kesatuan yang utuh dan mempunyai fungsi yang diinginkan.

Sumber :

1.     Abdul Razaq. 2004. Belajar Cepat Visual Basic 6.0. Surabaya:lndah

2.    Arief Ramadhan. 2004. Seri Penuntun Praktis Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta : PT. Elek Media Komputindo

3.    Baridwan, ZakL M.Sc.1992.lntermediate Accounting. Edisi Tujuh Yogyakarta: BPFE.

4.    Firdaus. 2005. Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 untuk Orang Awam. Jakarta : Maxikom

5.    lr. Pandapotan Sianipar. 2003. Microsoft Access 2002. Jakarta: pT. Elex Media Komputindo

6.    lkatan Akuntansi lndonesia. 2002. Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta. Salemba Empat

7.    Jogiyanto H. M. 2001. Analysis & Desain Sistem lnformasi Pendekatan Terstruktur. Yogyakarta : Andi Offset

8.    Lim Phek Yiong. 2004. program Akuntansi Terpadu untuk Bisnis Retail dengan Visual Basic. Yogyakarta: penerbit Andi

9.    Mulyadi. 2000. Akuntansi Biaya. Yogyakarta: Aditya Media.

10.  Murdik Robert G. 2000. Sistem lnformasi untuk Manajemen Modern. Jakarta : Erlangga

11.  Soemarso, S.R. 2002. Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi Kelima. Jakarta :Salemba Empat